テレワーク中のメール管理とセキュリティ対策はどうすればいい? – メール・ファイル復元 | 企業の不正調査

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テレワーク中のメール管理とセキュリティ対策はどうすればいい?

投稿日:2021年4月30日 更新日:

新型コロナウイルスの影響により、仕事のテレワーク化が進んでいます。

対面で交わされていた仕事上のやりとりも、インターネットを通じておこなわれることが増えました。その主役を担うのはメールです。

しかし、メールでのやりとりが多くなった分、メールに関するトラブルも増加しています。

今回は、テレワークで重視すべきメールの管理やセキュリティ対策について解説します。

テレワーク中のメール管理の問題点

テレワークの導入を急いだためにクラウドやVPNなどのネットワーク環境が間に合わず、業務連絡やファイル共有などをメールに依存している企業は多いです。

メールはさまざまなビジネスシーンにおいて有用なツールですが、トラブルの契機ともなりえることに留意しなければなりません。

例えば、メールの誤送信によるリスクが挙げられます。

一度送信した内容を取り消すことができないため、宛先を間違えたり送るべき内容と違うメールを送ったりすると、取り返しがつかないケースに発展する場合があります。

テレワークに慣れてくると、送信前のチェックを怠ってしまいがちです。

チェック不足はさまざまなトラブルを引き起こします。メールの送り先を勘違いして誤送信してしまう以外にも、BccやCcなどの設定を間違えて、送信先のメールアドレスを送信者全員に知らせてしまうトラブルがあります。

また、メールの添付ファイルによる機密情報の共有をおこなう際に、宛先の設定ミスで部外者に送ってしまったら大問題です。

個人情報の漏えいが起これば顧客の信頼を失いますし、機密情報が漏えいすれば会社に大きな不利益をもたらします。

メールの誤送信によるリスクを回避するためには、徹底したメール管理とセキュリティ対策が必要です。

社員の確認ミスによる情報漏えいを防ぐために、メール送信前に同僚に内容を確認してもらったり、上司の承認を得たりしてから送信するといったルールを設けている企業もあります。

しかし、社内からの誤送信対策は比較的取りやすいですが、テレワーク従事者側の誤送信を防ぐ仕組みをつくるのは難しいです。

テレワーク中のメールはセキュリティ面が心配

テレワークで注意すべき攻撃手段として、なりすましスパムメールマルウェア感染フィッシング詐欺などが挙げられます。

なりすまし

なりすましはメールアドレスやパスワードを盗み出し、本人と偽ってメールを送信する行為です。

なりすましの被害にあうと、顧客や取引先からの信頼を失ってしまいかねません。

スパムメール

スパムメールとは、不特定多数へ大量に送りつける広告メールの総称です。

重要なメールが埋もれてしまうだけでなく、スパムメールに貼られたリンクやファイルを開くことで、個人情報を抜き取られたり、マルウェアに感染したりします。

マルウェア

マルウェアは悪質なソフトウェアまたはプログラムコードです。

ウイルスワームと呼ぶこともあります。感染するとパソコンの挙動を不安定にしたり、登録済みアドレスにマルウェア付きのメールを送信したりします。

フィッシング詐欺

フィッシング詐欺とは、企業や金融機関を装ったメールを送り、メール内のリンクから偽装したウェブサイトへ誘導して銀行口座情報やクレジットカード情報を盗み取る詐欺のことです。

これらのリスクを回避するには、セキュリティソフトの導入がおすすめです。

また、使用しているメールソフトのスパムメール設定を適切におこなえば、自動的に迷惑メールを削除したり隔離したりすることもできます。

テレワークで重要なメールデータを削除してしまったら?

テレワークの連絡手段をメール中心にしている場合、業務に必要な資料やデータの共有方法は主にメール添付です。頻繁に添付ファイルを受信していると、メールボックスやパソコンの容量がどんどん圧迫されていきます。

容量不足になるとメールソフトやパソコンそのものの動きが遅くなり仕事の効率が悪くなるため、定期的なメール整理やデータ削除が必要です。

しかし、間違えて重要なメールまで削除してしまったり、メールソフトが起動しなくなったりするトラブルもよく発生します。

Webメールではメールを削除しても、いったんはゴミ箱の中に保存されるため復元は可能です。

ただし、60日や90日など一定期間が経つと自動的に削除されます。

また、ゴミ箱の容量を超過する場合は、保存期間なしに削除されてしまうことがあるので注意しなければなりません。

間違えて削除したメールが社内のものならば同僚や上司に再送してもらうことは可能でしょう。

しかし、顧客や取引先からのメールを再送してもらうのは難しく、できたとしても信頼を失いますし何より失礼なことです。

メールを誤って削除すると、そこから業務が進まなくなる可能性もあるため、時間的損失も大きくなります。

また、パソコンの故障やネットワークの不具合でもメールが消えてしまうことがあり、メールデータの喪失は人為的なミスによるものだけではありません。

メール管理を万全にすると同時に、万一のときにメールを復元させられる方法を用意しておくことも大切です。

復元ツールを使えば、ゴミ箱から完全に削除した状態でもメールデータの復旧は可能です。

ただし、ストレージにメールの情報が残っていなければならず、確実な方法ではありません。

自分で復元するのが難しい場合は、データ復元の専門業者に依頼することをおすすめします。

テレワークのメールトラブルはMELSICにおまかせ!

テレワークにおいてメールは重要な役割を果たします。

その分、メールのやり取りにおけるトラブルが発生しやすくなるため、メール管理やセキュリティ対策が課題になります。

社外での作業ではネットワークセキュリティを意識し、悪質なメールによる攻撃に備えましょう。

メールの添付ファイルは容量を圧迫するため、定期的なメール整理が必要です。

その際に誤って重要なメールまで削除しないよう注意してください。

重要なメールデータを失うと業務が進められなくなるだけでなく、信頼の喪失にもつながります。

もし、重要なメールを削除してしまったり、パソコンのトラブルなどでメールが消えたりして復元できないときは、すぐにメール復元専門サービスのMELSICまでお問い合わせください。

 

 

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