テレワーク中のメール管理とセキュリティ対策はどうすればいい? – メール・ファイル復元 | 企業の不正調査

データ復旧 デジタルフォレンジック BCP対策 DR対策 セキュリティ対策 データ保存の豆知識 ハードディスク(HDD) パソコン(PC) Mac サーフェス(Surface) データ保全 メール復元 メール削除 情報漏洩

テレワーク中のメール管理とセキュリティ対策はどうすればいい?

投稿日:2021年4月30日 更新日:

新型コロナウイルスの影響により、仕事のテレワーク化が進んでいます。

対面で交わされていた仕事上のやりとりも、インターネットを通じておこなわれることが増えました。その主役を担うのはメールです。

しかし、メールでのやりとりが多くなった分、メールに関するトラブルも増加しています。

今回は、テレワークで重視すべきメールの管理やセキュリティ対策について解説します。

テレワーク中のメール管理の問題点

テレワークの導入を急いだためにクラウドやVPNなどのネットワーク環境が間に合わず、業務連絡やファイル共有などをメールに依存している企業は多いです。

メールはさまざまなビジネスシーンにおいて有用なツールですが、トラブルの契機ともなりえることに留意しなければなりません。

例えば、メールの誤送信によるリスクが挙げられます。

一度送信した内容を取り消すことができないため、宛先を間違えたり送るべき内容と違うメールを送ったりすると、取り返しがつかないケースに発展する場合があります。

テレワークに慣れてくると、送信前のチェックを怠ってしまいがちです。

チェック不足はさまざまなトラブルを引き起こします。メールの送り先を勘違いして誤送信してしまう以外にも、BccやCcなどの設定を間違えて、送信先のメールアドレスを送信者全員に知らせてしまうトラブルがあります。

また、メールの添付ファイルによる機密情報の共有をおこなう際に、宛先の設定ミスで部外者に送ってしまったら大問題です。

個人情報の漏えいが起これば顧客の信頼を失いますし、機密情報が漏えいすれば会社に大きな不利益をもたらします。

メールの誤送信によるリスクを回避するためには、徹底したメール管理とセキュリティ対策が必要です。

社員の確認ミスによる情報漏えいを防ぐために、メール送信前に同僚に内容を確認してもらったり、上司の承認を得たりしてから送信するといったルールを設けている企業もあります。

しかし、社内からの誤送信対策は比較的取りやすいですが、テレワーク従事者側の誤送信を防ぐ仕組みをつくるのは難しいです。

テレワーク中のメールはセキュリティ面が心配

テレワークで注意すべき攻撃手段として、なりすましスパムメールマルウェア感染フィッシング詐欺などが挙げられます。

なりすまし

なりすましはメールアドレスやパスワードを盗み出し、本人と偽ってメールを送信する行為です。

なりすましの被害にあうと、顧客や取引先からの信頼を失ってしまいかねません。

スパムメール

スパムメールとは、不特定多数へ大量に送りつける広告メールの総称です。

重要なメールが埋もれてしまうだけでなく、スパムメールに貼られたリンクやファイルを開くことで、個人情報を抜き取られたり、マルウェアに感染したりします。

マルウェア

マルウェアは悪質なソフトウェアまたはプログラムコードです。

ウイルスワームと呼ぶこともあります。感染するとパソコンの挙動を不安定にしたり、登録済みアドレスにマルウェア付きのメールを送信したりします。

フィッシング詐欺

フィッシング詐欺とは、企業や金融機関を装ったメールを送り、メール内のリンクから偽装したウェブサイトへ誘導して銀行口座情報やクレジットカード情報を盗み取る詐欺のことです。

これらのリスクを回避するには、セキュリティソフトの導入がおすすめです。

また、使用しているメールソフトのスパムメール設定を適切におこなえば、自動的に迷惑メールを削除したり隔離したりすることもできます。

テレワークで重要なメールデータを削除してしまったら?

テレワークの連絡手段をメール中心にしている場合、業務に必要な資料やデータの共有方法は主にメール添付です。頻繁に添付ファイルを受信していると、メールボックスやパソコンの容量がどんどん圧迫されていきます。

容量不足になるとメールソフトやパソコンそのものの動きが遅くなり仕事の効率が悪くなるため、定期的なメール整理やデータ削除が必要です。

しかし、間違えて重要なメールまで削除してしまったり、メールソフトが起動しなくなったりするトラブルもよく発生します。

Webメールではメールを削除しても、いったんはゴミ箱の中に保存されるため復元は可能です。

ただし、60日や90日など一定期間が経つと自動的に削除されます。

また、ゴミ箱の容量を超過する場合は、保存期間なしに削除されてしまうことがあるので注意しなければなりません。

間違えて削除したメールが社内のものならば同僚や上司に再送してもらうことは可能でしょう。

しかし、顧客や取引先からのメールを再送してもらうのは難しく、できたとしても信頼を失いますし何より失礼なことです。

メールを誤って削除すると、そこから業務が進まなくなる可能性もあるため、時間的損失も大きくなります。

また、パソコンの故障やネットワークの不具合でもメールが消えてしまうことがあり、メールデータの喪失は人為的なミスによるものだけではありません。

メール管理を万全にすると同時に、万一のときにメールを復元させられる方法を用意しておくことも大切です。

復元ツールを使えば、ゴミ箱から完全に削除した状態でもメールデータの復旧は可能です。

ただし、ストレージにメールの情報が残っていなければならず、確実な方法ではありません。

自分で復元するのが難しい場合は、データ復元の専門業者に依頼することをおすすめします。

テレワークのメールトラブルはMELSICにおまかせ!

テレワークにおいてメールは重要な役割を果たします。

その分、メールのやり取りにおけるトラブルが発生しやすくなるため、メール管理やセキュリティ対策が課題になります。

社外での作業ではネットワークセキュリティを意識し、悪質なメールによる攻撃に備えましょう。

メールの添付ファイルは容量を圧迫するため、定期的なメール整理が必要です。

その際に誤って重要なメールまで削除しないよう注意してください。

重要なメールデータを失うと業務が進められなくなるだけでなく、信頼の喪失にもつながります。

もし、重要なメールを削除してしまったり、パソコンのトラブルなどでメールが消えたりして復元できないときは、すぐにメール復元専門サービスのMELSICまでお問い合わせください。

選ぶなら安心信頼の技術

一つでも多くの確かな証拠データを割り出すために、信頼の技術力を持った当社をお選びいただくことをおすすめいたします。

メルジックは

特急データ復旧ウィンゲットが運営しています

データ復旧の実績
累計60,000件
データ復旧専門10 年以上の経験で培った高度な技術と、信頼のサービスでお選びいただいております。出張サービスを業界内でもいち早くスタートさせ、お客様のニーズに合わせたサービスでご満足いただいております。
特急データ復旧ウィンゲット公式サイトはコチラ

オフィスは主要都市に6拠点
全国に受付窓口が185箇所あり

弊社は北海道(札幌)、東京都(秋葉原)、神奈川県(横浜)、愛知県(名古屋)、大阪府(梅田)、福岡県(博多)に6店舗がございます。
また弊社は受付窓口として全国に185箇所代理店がございます。
PCの調査で、どのようなことができるのかご不明点やご不安点を解決いたします。 お近くで相談されたいお客様は、ご予約のうえ、ご来店ください。

店頭では、デジタルフォレンジックのご相談を伺い、専門スタッフがお客様のご要望に合わせたサービスをご提案いたします。

店舗への来店が難しい地域の方々には、上記店舗へ機器を郵送していただく【郵送受付】も行っております。なるべくお客様の近くで対応できるよう、各店舗を設けております。

札幌市中央区南1条西10-4-167
小六第一ビル 6F
直通TEL:011-272-0600

大きな地図で見る

東京都千代田区神田須田町2-7-3
VORT秋葉原ビル5F
直通TEL:03-6206-0970

大きな地図で見る

横浜市中区扇町1-1-25
キンガビル4F
直通TEL:050-2018-0428

大きな地図で見る

名古屋市中村区名駅2-38-2
オーキッドビル 5F
直通TEL:052-414-7561


大きな地図で見る

大阪市北区梅田1-1-3
大阪駅前第3ビル 7F
直通TEL:06-6131-8423


大きな地図で見る

福岡市博多区博多駅南1-3-6
第3博多偕成ビル 11F
直通TEL:092-452-7705


大きな地図で見る

全国の受付窓口

 

-データ復旧, デジタルフォレンジック, BCP対策, DR対策, セキュリティ対策, データ保存の豆知識, ハードディスク(HDD), パソコン(PC), Mac, サーフェス(Surface), データ保全, メール復元, メール削除, 情報漏洩
-, , ,

執筆者:

関連記事

パソコンだけじゃない?外付けHDDに保存されたメールデータの復元実績

エクセルやワード、デジカメの写真データなど私達の身の回りでは様々な「データ」が動いています。 離れた人との会話も今では、「 電子メール」を通じてやり取りをすることが多いのではないでしょうか? しかし、 …

電気工事業で起きた不正の事例~消去されたメールが証拠に!

取引先や大事なお客様など、ビジネスでメールが使われるシーンは依然多くあります。今回は電気工事業の法人様からの「不正な取引をしていた疑いがあるので調査して欲しい」という、実際にあったご依頼を紹介いたしま …

迷惑メールを受信しない為の対策方法 ウイルスメール・フィッシングメール・スパムメール・標的型メール

社内やプライベートでメールを利用することは多々あると思います。そんな中、 メールアドレスを教えた覚えがない相手や、登録した覚えがないWebサイトから大量に迷惑メールが届くことはございませんか?その内容 …

【MELSIC(メルジック)】Outlookのメール調査・復元実績

「MELSIC(メルジック)」はデジタルフォレンジック技術を用いてパソコンのメール履歴の調査やメール復元を行うサービスです。 フォレンジックとは、直訳すると「法廷の」という意味です。法的な証拠を見つけ …

社員が不正取引の疑い!?削除されたメールデータの復旧調査

私たちの生活に欠かせない医療機関。そこで使われている医療機器の多くは、一般法人の医療機器メーカーが製作、販売しています。医療機器メーカーは病院から提出される臨床データをもとに開発を行うこともあり、徹底 …