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メール送信できない時の原因と対処方法を解説

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社内やプライベートでメールをご利用される方は多いと思います。
そんな時にこんな問題が起きたことはありませんか?
・メールの送信ができない
・メールを送信してもエラーメッセージを受信して内容がわからない
など感じたことはありませんか。

また、そのような問題から「メールが消えてしまった」「メールアカウントが破損してしまう」などの大きな問題へと発展することもあります。

今回は、メール送信できない場合の原因と対処方法を記載しますのでご覧ください。

メール送受信の仕組み

メールを扱うためには、メールサーバーが必要になります。
メールサーバーは、ネットワーク接続を通してメールの送受信を行うサーバーのことです。送信されたメールは、メールサーバーを経由し、送り主に届けられます。

メールサーバーの仕組み

メールサーバーはそれぞれ異なった役割を持つ「SMTPサーバー」「POPサーバー」を組み合わせたものがメールサーバーになります。
メール送信後、DNSサーバーを通じて、相手側のメールサーバーへと届けることができます。
これらの機能が組み合わさることで、メールが送信・受信される仕組みになります。

メールの配信を行う「SMTP」

SMTPとは、『Simple Mail Transfer Protocol』の略称で、送信したメールを宛先のアドレスのサーバーへ配送する役割を持ったサーバーです。
メールを送信した時に、SMTPサーバーでは下記のような処理を行います。

①メールを送信する
②SMTPがDNSサーバーを通じて宛先のアドレスのサーバーを把握する
③本文などを最適化し、メールを配送する

インターネットサービスプロバイダでは、SMTPサーバーを利用して迷惑メールやウイルスを送信するのを防ぐ対策を導入しています。

メールを保管する「POP」

POPとは、『Post Office Protocol』の略称で、SMTPサーバーを経由して送られたメールはこのPOPサーバーにたどり着き、メールを保管する役割を持ったサーバーです。
メールを受信する際には、下記のような処理を行います。

①メールソフトを立ち上げる
②POPサーバーから認証を受ける
③POPサーバーに用意されているメールから自分宛のメールを受信する

POPサーバーでは、メールが届いた時に、届けられた端末にメールデータをダウンロードするのが特徴です。サーバーに接続できないオフラインの状態でもメールを見ることは可能です。

メールサーバーエラーの原因・対処方法

送信したメールにエラーがあった場合は、「Mail Delivery Subsystem」からメールが届きます。
※Outlook以外のメールソフトでは表記が異なる場合があります
「Mail Delivery Subsystem」からのメールには、エラーの内容が記載されており、エラーの詳しい内容が記載されています。
主なエラー内容を下記に記載しますので、参考にしてください。

1.550エラー内容・原因・対処方法 

550エラーは、宛先のメールサーバーもしくはユーザー名が存在しないなどの理由で見つけられない場合に発生するエラーです。
この番号の後に記載されている内容によってエラー内容が異なります。

・550 Host Unknown:
ドメイン名(@後の内容)の記載が間違っている場合に、発生するエラーです。
・550 User Unknown:
ユーザー名(@前の内容)の記載が間違っている場合に、発生するエラーです。

【550エラーの対処方法】
このエラーの主な原因は、宛先メールアドレスの打ち間違いが多いです。スペルミスなどないかダブルチェックを踏まえ、確認を行い、送信しましょう。

2.553エラー内容 ・原因・対処方法

553エラーは、サーバーに送信認証されていないメールアドレスから送信された場合に発生します。
利用しているメールソフトの設定を確認し、送信認証がされているかどうかをチェックしてください。また、送信者側のメールアドレスが間違えていると同じエラーが発生します。

【553エラーの対処方法】
利用者の多いメールソフトであるOutlookを例に、553エラーを報告するエラーメッセージが表示された際の対処方法について紹介します。

①Outlookを起動する
②「情報」の中の「アカウント設定」を選択する
③メールアドレスを選択し、「変更」をクリック
④「アカウントの変更」画面が表示されるので、「詳細設定」をクリック
⑤「送信サーバー」タブを選択し、「送信サーバー(SMTP)は認証が必要」にチェックを入れ、「受信メールサーバーと同じ設定を使用する」を選択
※Outlookのバージョンによっては、表記が異なる場合があります。

3.554エラー内容 ・原因・対処方法

『554 5.7.1<送信先アドレス>:Relay access denied』のようなエラーが発生した場合、SMTP認証の設定がされていないことが原因で制限がかかっている状態です。この場合は、SMTP認証を設定することで解決します。

【554エラーの対処方法】
『554 Service unavailable』と記載されている場合は、送信しようとした際に通信できなかったことを指します。この場合は、エラーメールの本文を読み、原因を探ることが必要です。

メールデータの削除を行ってしまった時は

メール送信できない場合には、簡単なエラーからハードルの高い配信環境の問題に至るまで様々な理由が考えられます。
また、個人的なミスにより、メールデータの削除を行ってしまうことや、メールエラーだけでなく本当はパソコン内部のシステム破損やメールのアカウントデータが破損してしまっていたなどさらに悪化していた場合もあります。
メールエラーが解決できず、メールもうまく起動しないや使用ができなくなってしまった場合には、専門業者へ連絡しましょう!

メールデータの復旧には、メールの保存状態によって大きく変わります。
パソコン内部でデータが保存されている状態や、パソコン内部へのメールソフトへ転送されているデータなどは復元できる見込みがあります。
しかし、クラウドメール(Gmail、Yahooメール etc)などは保存されているデータがパソコンではなく、クラウド上になるため復旧ができない可能性もあります。

メール復元 MELSICへ相談

弊社のメール復元専門サービス「MELSIC」では、デジタルフォレンジックの技術を用いて、メールデータファイル内を解析し、消えたメールも復元することが出来ます。
また、データ復旧の技術を用いて、メールアカウントの復旧も可能です。
バックアップを取っていなかった場合やメールのエラー内容、メールソフトの内容などにより復旧の可能性など分からない点が多くあると思います。
お困りの際は、是非「MELSIC」までご相談ください。



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